Accord sur le vote par voie électronique pour l’élection des membres des Instances Représentatives du Personnel

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets d’application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique. Ces dispositions légales conditionnent leur mise en œuvre à la signature du présent accord, préalable et indépendant du protocole d’accord préélectoral. Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet faisant l’objet d’articles spécifiques du protocole d’accord préélectoral. Le présent accord se substitue en toutes ses dispositions à celles de l’accord en date du 1er octobre 2016, devenu caduque en application des dispositions de l’article 9 VII de l’ordonnance du 22 septembre 2017. La Société Coca Cola European Partners a fait appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place d’une solution sécurisée de vote par Internet.

Article 1 – Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d’autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de la Société COCA COLA EUROPEAN PARTNERS. Afin de tenir compte des périmètres électoraux, il est convenu que cet accord ne sera appliqué que sous réserve de la présence d’une clause explicite de mise en application de l’accord au sein de chaque protocole d’accord préélectoral.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 – Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 – Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,
• la sécurité de l’émargement,
• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin,
• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. La Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs qu’elle transmettra au Prestataire et aux Organisations syndicales représentatives. Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, de lui faire parvenir ce moyen d’identification. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible, mais le nombre de votants peut être révélé. Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule procède à des tests avant l’ouverture du vote et contrôle le scellement du système. Les Organisations Syndicales représentatives sont informées des formalités déclaratives préalables. Chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique.

Article 2.4 – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance. Le vote par correspondance reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique. En cas de vote mixte, le dépouillement des votes par correspondance n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique. En cas de suffrage exprimé par voie électronique et par correspondance par un même électeur, le vote électronique prime.

Article 2.6 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés les fichiers supports (programmes sources, exécutables, matériels de vote, fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde) jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à la décision juridictionnelle définitive. La procédure de décompte des votes doit pouvoir être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou après décision juridictionnelle définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Durée, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé selon les dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail. Il pourra également être dénoncé à tout moment en application des dispositions des articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail. Le présent accord constitue un tout indivisible.

Article 4 – Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 – Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal. Il produira ses effets à compter de sa signature et sera applicable dès les élections professionnelles organisées en novembre 2019.

Article 3.2 – Dépôt légal et publicité

Le présent accord sera notifié dès sa conclusion à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Il est déposé en deux exemplaires signés des parties, l’un sur la plateforme du ministère du travail et l’autre au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt. Les parties pourront acter à la majorité qu’une partie de l’accord ne devra pas faire l’objet de la publication. À défaut, l’accord sera publié dans une version intégrale, avec suppression des noms et prénoms des négociateurs et signataires. Un exemplaire est établi pour chaque partie signataire. Il est transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord est faite sur les panneaux réservés à la Direction et sur l’intranet. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Annexe : Cahier des charges

Le cahier des charges reprend intégralement les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail et l’arrêté du 25 avril 2007. Il détaille les données pouvant être utilisées pour les listes électorales, les fichiers des électeurs, les listes d’émargement, les listes des candidats et les listes des résultats. Il précise les destinataires de ces données et les obligations du prestataire en matière de protection et de destruction des données nominatives. Il aborde également les aspects de confidentialité et sécurité des données, l’expertise indépendante du système, la cellule d’assistance technique, le système de secours, la déclaration préalable à la CNIL, l’information et la formation des acteurs, le scellement et descellement du système, la durée du vote, l’interface de vote, le vote sous enveloppe et le dépouillement, ainsi que la conservation de la preuve.

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